PORTEO GROUP — OFFRE D’EMPLOI

Localisation : Siège de PORTEO GROUP – Abidjan

Statut : Agent de maîtrise / Cadre selon expérience

Rattachement : Secrétaire Général du Groupe

Périmètre : Siège du Groupe

À propos de PORTEO GROUP

PORTEO GROUP est un groupe panafricain présent dans plusieurs secteurs stratégiques, notamment le BTP et les infrastructures, la construction, les mines et l’énergie, ainsi que l’industrie et les services. Dans un contexte de croissance, de diversification et de développement régional, le Groupe renforce son Secrétariat Général afin d’accompagner la Direction Générale dans le pilotage de ses priorités, la coordination transverse et le suivi de ses projets structurants.

Mission du poste

Rattaché(e) directement au Secrétaire Général, l’Assistant(e) Exécutif(ve) assure l’organisation, la coordination administrative et la gestion documentaire de son activité.

Il/Elle contribue à optimiser l’emploi du temps du Secrétaire Général, à fluidifier le traitement des sollicitations et des flux d’information, à anticiper ses principales échéances et à garantir la disponibilité des informations et documents nécessaires à l’exercice de ses fonctions.

Son intervention porte principalement sur l’organisation et la documentation des activités courantes du Secrétaire Général, en articulation avec le Chargé de Mission et de la Gouvernance auprès du Secrétaire Général pour les travaux d’analyse, de préparation des arbitrages et de suivi des décisions relevant des instances de gouvernance.

Principales responsabilités

1. Gestion de l’agenda, des priorités et des échéances

• Organiser et optimiser l’agenda du Secrétaire Général
• Planifier les réunions, rendez-vous et déplacements
• Anticiper les conflits d’agenda et hiérarchiser les sollicitations
• Veiller au respect des principaux rendez-vous et échéances
• Assurer le suivi quotidien des échéances propres au Secrétaire Général : validations à donner, réponses attendues, documents à retourner, appels et relances à effectuer
• Anticiper les besoins de préparation associés aux principaux rendez-vous et échéances

2. Préparation et organisation des réunions

• Organiser les réunions pilotées par le Secrétaire Général
• S’assurer de la disponibilité préalable des ordres du jour, documents et supports nécessaires
• Coordonner avec les directions concernées la préparation et la transmission des dossiers
• Assurer la diffusion des documents et informations nécessaires aux participants
• Prendre note et rédiger les comptes rendus des réunions courantes et bilatérales du Secrétaire Général
• Assurer, en tant que de besoin, la diffusion des documents et la prise de rendez-vous de suivi consécutifs aux réunions

3. Gestion documentaire et administrative

• Centraliser, organiser et classer les documents soumis au Secrétaire Général
• Assurer le suivi des courriers entrants et sortants
• Organiser et suivre les circuits de validation et de signature
• Maintenir un système de classement et d’archivage fiable, accessible et confidentiel
• Préparer et mettre en forme les correspondances et documents administratifs courants : courriers, remerciements, invitations, réponses standards et autres communications
• Veiller à la bonne conservation et à la disponibilité des documents de référence du Secrétariat Général

4. Interface et gestion des sollicitations

• Assurer une interface professionnelle avec la Direction Générale, les pôles, les filiales, les directions fonctionnelles et les interlocuteurs externes
• Faciliter la circulation des informations au sein du Secrétariat Général
• Réceptionner, qualifier et orienter les sollicitations vers les interlocuteurs appropriés
• Identifier les sollicitations nécessitant une attention ou une réponse prioritaire du Secrétaire Général
• Assurer un traitement strictement confidentiel des informations sensibles
• Tenir à jour un carnet de contacts et assurer le suivi des relances de courtoisie du Secrétaire Général

5. Appui numérique et efficacité du Secrétariat Général

• Assurer la gestion des outils numériques du quotidien : agenda partagé, visioconférence et outils collaboratifs
• Contribuer à l’organisation et à la fiabilisation des flux documentaires numériques
• Utiliser les outils numériques et d’intelligence artificielle appropriés pour faciliter l’organisation, la préparation documentaire et la rédaction, dans le respect des règles de confidentialité du Groupe
• Effectuer des recherches ponctuelles d’informations pratiques et protocolaires en préparation d’une rencontre ou d’un déplacement
• Proposer toute amélioration permettant de simplifier l’organisation et d’accroître l’efficacité quotidienne du Secrétariat Général

Profil recherché

Formation

Bac+3 à Bac+5 en assistanat de direction, gestion, administration ou formation équivalente.

Expérience

Minimum 5 ans d’expérience auprès d’un dirigeant, membre de Comité Exécutif ou cadre supérieur, idéalement dans un groupe structuré ou un environnement exigeant impliquant de multiples interlocuteurs.

Langues

Excellente expression écrite et orale en français. Anglais professionnel souhaité.

Compétences techniques attendues

• Excellente maîtrise des outils bureautiques
• Excellentes capacités rédactionnelles, notamment pour la préparation de correspondances et de comptes rendus
• Très bonnes capacités d’organisation, de gestion documentaire et de suivi des échéances
• Maîtrise des standards de correspondance professionnelle
• Bonne maîtrise ou forte capacité d’appropriation des outils numériques et d’intelligence artificielle appliqués à l’organisation, à la rédaction et à la gestion documentaire

Qualités personnelles

• Très grande discrétion et sens de la confidentialité
• Excellent sens de l’organisation et de l’anticipation
• Rigueur et fiabilité
• Réactivité et disponibilité
• Esprit d’initiative et capacité à proposer des solutions
• Excellente présentation et aisance relationnelle
• Capacité à gérer simultanément plusieurs priorités et à distinguer l’urgent de l’important
• Sens du service et capacité à travailler dans un environnement exigeant, en interaction avec des interlocuteurs de haut niveau

DÉPÔT DE CANDIDATURES

Les candidat.es intéressé.es sont invité.es à envoyer leur dossier de candidature à l’adresse électronique : emplois@porteo-group.com en précisant en objet le titre du poste.

Date limite de candidature : 02 novembre