Missions principales

Assurer l’organisation, la coordination administrative et la gestion documentaire de l’activité du Secrétaire Général.

Contribuer à optimiser l’emploi du temps du Secrétaire Général, à fluidifier le traitement des sollicitations et des flux d’information, à anticiper ses principales échéances et à garantir la disponibilité des informations et documents nécessaires à l’exercice de ses fonctions.

Responsabilités

• Organiser et optimiser l’agenda du Secrétaire Général
• Planifier les réunions, rendez-vous et déplacements
• Assurer le suivi quotidien des échéances propres au Secrétaire Général : validations à donner, réponses attendues, documents à retourner, appels et relances à effectuer
• Organiser les réunions pilotées par le Secrétaire Général
• Prendre note et rédiger les comptes rendus des réunions courantes et bilatérales du Secrétaire Général
• Maintenir un système de classement et d’archivage fiable, accessible et confidentiel
• Préparer et mettre en forme les correspondances et documents administratifs courants : courriers, remerciements, invitations, réponses standards et autres communications
• Assurer une interface professionnelle avec la Direction Générale, les pôles, les filiales, les directions fonctionnelles et les interlocuteurs externes
• Effectuer des recherches ponctuelles d’informations pratiques et protocolaires en préparation d’une rencontre ou d’un déplacement

Profil recherché

• Bac+3 à Bac+5 en assistanat de direction, gestion, administration ou formation équivalente
• Minimum 5 ans d’expérience auprès d’un dirigeant, membre de Comité Exécutif ou cadre supérieur, idéalement dans un groupe structuré ou un environnement exigeant impliquant de multiples interlocuteurs
• Excellente expression écrite et orale en français. Anglais professionnel souhaité
• Excellente maîtrise des outils bureautiques
• Excellentes capacités rédactionnelles, notamment pour la préparation de correspondances et de comptes rendus
• Très bonnes capacités d’organisation, de gestion documentaire et de suivi des échéances
• Maîtrise des standards de correspondance professionnelle
• Bonne maîtrise ou forte capacité d’appropriation des outils numériques et d’intelligence artificielle appliqués à l’organisation, à la rédaction et à la gestion documentaire
• Très grande discrétion et sens de la confidentialité
• Excellent sens de l’organisation et de l’anticipation

DEPOT DE CANDIDATURES 

Les candidat.es intéressé.es sont invité.es à envoyer leur dossier de candidature à l’adresse électronique : emplois@porteo-group.com en précisant en objet le titre du poste.

DEADLINE : 02 octobre 2026